La circolare del Ministero dell'Interno 1/3/1987 n. 17100 prevede che "ogni atto che perviene all'Ufficio e ne parte deve essere assegnato ad una categoria di archivio e registrato nel protocollo".

Pertanto l'organizzazione della Funzione di Protocollo dell'Ente viene supportata da questo modulo mediante le seguenti funzioni:

• accettazione degli atti;

• classificazione;

• fascicolazione;

• protocollazione;

• spostamento atti fra uffici;

• archiviazione;

• ricerca e consultazione.

Lo strumento è finalizzato al controllo dell'iter burocratico delle pratiche e consente un'analisi dei tempi effettivi di passaggio da un ufficio all'altro.