Le delibere sono la manifestazione della volontà degli Organi Collegiali dell'Amministrazione. Esse si configurano come atti formali che traducono queste volontà in provvedimenti amministrativi.

Questi atti vengono proposti dalle varie Unità operative in cui è organizzato l'Ente e costituiscono l'argomento unificante su cui è stato sviluppato il modulo di gestione, che prevede l'inserimento e la gestione dei testi mediante l'utilizzo di un sistema di word processing (su PC o su iSeries (AS/400)), mentre l'archiviazione testi, la ricerca e la protocollazione viene eseguita attraverso funzioni del sistema centrale (iSeries o AS/400). 

Il modulo prevede le seguenti fasi operative che sono supportate da specifiche funzioni:

UFFICIO PROPONENTE: predispone la proposta di delibera sia indicando l'Organo deliberante, l'Assessore proponente, il tipo di controllo, l'iter della pratica, definendo "l'oggetto/contenuto" e il "dispositivo" dell'atto stesso.

RAGIONERIA: verifica la regolarità contabile dell'atto, completa il documento con i dati contabili e con l'attestazione del Ragioniere Capo di cui all'art. 55 L.142/90 e trasmette l'atto alla Segreteria.

SETTORE AMMINISTRAZIONE GENERALE - SEGRETERIA: controlla l'atto sotto il profilo di legittimità completandolo e/o correggendolo se necessario. Espletato il controllo provvede per l'iscrizione dell'atto all'Ordine Del Giorno dell'Organo deliberante.

SERVIZIO DELIBERAZIONI - SEGRETERIA: formula gli ordini del giorno degli organi deliberanti e segue l'atto deliberativo dal momento dell'iscrizione fino all'esito dello stesso.

PRINCIPALI FUNZIONI

• Stesura O.d.G. e verbali delle sedute;

• Gestione (confezione, pubblicazione e controllo/ esito) della delibera sulla base delle indicazioni dell'Ufficio Proponente e dell'Organo Deliberante;

• Gestione delle eventuali richieste/risposte ai chiarimenti per gli atti sottoposti all'esame del Comitato Regionale di Controllo;

• Registrazione degli estremi dell'esito dell'atto sia per quanto concerne le decisioni del CO.RE.CO. sia per quanto derivante dalle prescrizioni degli art. 45 e 47 L. 142/90;

• Tenuta dei Protocolli degli organi deliberanti corredati di rubriche ed indici;

• In conclusione la procedura di gestione degli atti deliberativi, nata a supporto degli adempimenti degli Uffici dell'Amministrazione Pubblica, rappresenta oggi lo strumento indispensabile per il rispetto delle normative vigenti.

Con la procedura descritta sono possibili per esempio l'individuazione immediata dei Responsabili dei Procedimenti Amministrativi, la verifica dei tempi impiegati nelle diverse fasi istruttorie, la ricostruzione dell'iter degli stessi (L.241/90). Queste modalità operative rappresentano anche lo strumento idoneo per rispondere a quanto previsto:

• dall'art. 7, commi 3 e 4, della legge 8-6-1990 n. 142 che detta norme circa la pubblicità degli atti della Pubblica Amministrazione , il diritto di accesso e il rilascio di copie di atti, il responsabile del procedimento e l'informazione ai cittadini sullo stato degli atti e delle procedure;

• dalla L. 7-8-1990 n. 241, che detta alcuni principi sull'azione amministrativa, regola la partecipazione ai procedimenti, ne prevede norme di semplificazione, indica il termine entro cui gli stessi devono concludersi e disciplina l'accesso ai documenti..

Alla versione standard del modulo si affiancano nuove funzioni derivanti dalla nuova normativa conosciuta come “Legge BASSANINI” che ha voluto introdurre uno snellimento nell’attivazione di queste procedure amministrative. La nuova versione del modulo prevede infatti la gestione di diverse tipologie di determine, che possono essere impegnate e/o solo vistate (quando non creano utilizzi di somme). La numerazione può essere immediata o demandata all’ufficio proponente o ad un altro ufficio di controllo (Segreteria) comunque mai successivo al visto della Ragioneria che da esecutività all’atto. L’iter può chiudersi con il visto della Ragioneria oppure passare ad una fase di pubblicazione. Possibilità di protocollare automaticamente gli atti in una fase qualsiasi dell’iter. Creazione degli impegni/accertamenti in automatico.